HINWEISE FÜR EINE DERZEIT IM MITTELSTAND HÄUFIG AUFTRETENDE SITUATION:

Viele mittelständische Unternehmen haben sich in den letzten Wochen technisch aufgerüstet, damit sie ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken können. Für die meisten dieser Mitarbeiter ist das eine komplett neue Situation. Sie dürfen sich verschiedenen Herausforderungen stellen. Schnell sind Fragen zu beantworten wie „Wo richte ich meinen Arbeitsplatz zu Hause ein, damit ich konzentriert arbeiten kann?“ oder „Wie organisiere ich mich? Wie halte ich Kontakt mit meinen Kollegen? Wie gehe ich mit fehlender technischer Infrastruktur um, die im Unternehmensalltag einfach da ist? Wen rufe ich an, wenn ich technische Fragen habe? Wie halte ich Kontakt zu meinen Kollegen?“ und viele Fragen mehr.

HIER EINIGE TIPPS, WIE DER EINSTIEG INS HOME-OFFICE-ARBEITEN NOCH BESSER GELINGT:

PLATZ-WAHL IN DER WOHNUNG

Nicht jeder hat einen gesonderten Raum zur Verfügung, den er zum täglichen Arbeiten nutzen kann. Es ist also möglich, dass zur täglichen Routine gehört, Technik aufzubauen und anzuschließen. Suchen Sie sich einen Platz, an dem die Lichtverhältnisse möglichst gut sind und vor allem, an dem Sie sich wohl fühlen. Vielleicht probieren Sie in den ersten 3 Tagen verschiedene Möglichkeiten aus. Danach ist es für viele Menschen gut, wenn sie immer den gleichen Platz haben und eine Routine entstehen kann. Das gibt Sicherheit und schon bald stellt sich das Gefühl ein „das ist mein Arbeitsplatz — ich arbeite hier gerne“. So haben Sie eine erste gute Voraussetzung für Ihr erfolgreiches Arbeiten geschaffen.

MORGENDLICHE ROUTINE MIT IHREM TEAM

Gerade in mittelständischen Strukturen ist in vielen Köpfen noch verankert, dass nur derjenige arbeitet, der „im Büro vor Ort“ ist. Beim aktiven Nachdenken über diesen Sachverhalt wissen wir dann schnell, dass dies natürlich eine falsche Annahme ist. Jedoch könnte es Ihnen selbst gedanklich manchmal im Weg stehen. Da hilft dann der tägliche Austausch mit dem Team. Mit allen anderen, die auch im Home-Office sind und mit denen, die im Büro im Headquarter sitzen. Gut ist, wenn Sie sich auch sehen können — Video-Konferenz-Tools sind einfacher zu nutzen, als man manchmal denken mag. Doch auch eine Telefonkonferenz mit abgestimmter Struktur ist ein guter Start in den Tag. Ich empfehle hier eine tägliches „stand-up-Meeting“ aus dem SCRUM. Mit einem Time Timer (Wecker-Art) geben Sie sich einen bestimmten zeitlichen Rahmen. Jeder sagt reihum (vorher festgelegt Reihenfolge oder Moderator übernimmt das Verteilen des Wortes) in einem kurzen „Check-in“ etwas zu seiner Stimmung heute. Danach spricht jeder frei die Themen an, die gerade anstehen: Woran heute gearbeitet wird, wo vielleicht Unterstützung gebraucht wird etc.
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KALENDER-TERMINE STEHEN LASSEN

Derzeit herrschen außergewöhnliche unsichere Zeiten vor. Die meisten Menschen konnten nicht ausreichend vorausplanen und sich selbst nicht gut genug vorbereiten. Daher ist es gut, dass Termine, die vereinbart sind, bestehen zu lassen. Sie können einfach anders durchgeführt werden. Mit digitalen Mitteln. Online Treffen sind mit Microsoft Teams, slack oder anderen Tools einfach durchzuführen. Vielleicht klappt nicht gleich alles perfekt — das ist normal, weil neu und ungewohnt. Das dürfen Sie sich zugestehen. Wichtig finde ich, dass Sie es ausprobieren und dann nach einigen Versuchen werden Sie feststellen: geht ganz einfach, war nur ungewohnt. Vorteil: Sie haben den Termin, also Ihre Abstimmung zu wichtigen Themen trotzdem gehalten. Sie gewinnen dadurch Routine in der Struktur Ihre Home-Office-Arbeitstages.

GEMEINSAMES ABSTIMMEN „WIE GEHEN WIR MITEINANDER UM, WENN EIN TEIL VON UNS IM HOME-OFFICE ARBEITET?“

Erarbeiten Sie gemeinsam, wie Sie sich die Zusammenarbeit in Ihrem Team gestalten wollen. Wie können Sie sich gemeinsame Zeiten schaffen, die Sie sonst mit Ihren Kollegen haben, wenn Sie einfach eine Tasse Kaffee am Automaten holen? Oder wenn Sie ein unangenehmes Gespräch hatten und von einer Kollegin kurz aufgebaut wurden. Bauen Sie bewusst soziale Zeiten ein — das ist gut für Sie selbst und für Ihre Arbeitsleistung. Bewährt hat sich, wenn Sie sich bewusst dazu mit Kollegen verabreden und den Termin in Ihren Kalender eintragen. Befreien Sie sich dabei von möglichen Gefühlen wie „Darf ich das überhaupt?“ — wären Sie vor Ort im Hauptquartier, dann hätten Sie diese Zeiten auch. Im Zweifel klären Sie es mit Ihrem Vorgesetzten ab.
Legen Sie fest, welche Kommunikationskanäle Sie für welche Themen nutzen wollen. Wann ist es sinnvoll eine E-Mail zu schreiben und wann ist es sinnvoll kurz den Hörer in die Hand zu nehmen oder eine online-Videokonferenz zu machen? Nehmen Sie all Ihre Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag mit und überlegen Sie, welche unterschiedlichen Situationen in der Regel entstehen und wann welcher Austausch am schnellsten weiterhelfen kann. Wichtig: Gestehen Sie sich zu, Dinge einfach eine Weile auszuprobieren und dann zu reflektieren, ob es so passt oder anders sein sollte. Im SCRUM nennt man das „Retrospektive“. Sie findet regelmäßig statt (zum Beispiel nach 4 Wochen) und trägt erheblich zur schnellen Verbesserung von Prozessen bei.

AN ALLE VORGESETZTEN: VERTRAUEN IST WICHTIG

Immer wieder stelle ich in meinen Beratungsprojekten fest: Viele Führungskräfte haben das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren, wenn Team-Mitglieder m Home-Office arbeiten. Es ist natürlich auch für Führungskräfte eine neue Situation. Sie dürfen den Fokus auf Arbeitsergebnisse lenken und nicht auf die Arbeitszeit. Sie dürfen loslassen lernen und meistens erfahren Sie dann, dass es gut läuft. Die Empfehlung ist: treffen Sie klare Absprachen zu Ihrer Erwartungshaltung hinsichtlich Leistung und Ergebnissen. Legen Sie gemeinsame Abstimmungs-Zeiten fest und sprechen Sie darüber, wie es Ihnen (Team-Mitglied und auch Führungskraft) mit der Situation geht. Welche Hürden es derzeit gibt, die gefordert Leistung zu bringen, was gut läuft etc. OFFENHEIT UND VERTRAUEN ZAHLEN AUF EINE GUTE BEZIEHUNG EIN UND DIE IST BASIS FÜR GUTE LEISTUNGEN UND ERGEBNISSE.

 

Viel Erfolg und Freude beim Umsetzen wünscht Ihnen Marion Borgs