Ein professionelles E-Mail-Management dient dazu, den Überblick über den Posteingang und Postausgang zu behalten. Im Backoffice besteht ein Großteil der täglichen Arbeit aus der inhaltlichen Bearbeitung von E-Mails. Zusätzlich müssen E-Mails gespeichert, ausgedruckt oder weitergeleitet werden. Deshalb sollte man einige Regeln für ein professionelles E-Mail-Management beachten, um einerseits Zeit zu sparen und andererseits Transparenz in den Büroalltag zu bringen und Kolleginnen und Kollegen eine geordnete E-Mail-Ablage zu bieten. Im Fall der eigenen Abwesenheit können Vorgänge schnell und kundenorientiert bearbeitet werden.

Die Betreffzeile beim E-Mail-Versand

Bei einem professionellen E-Mail-Management ist der Versand von E-Mails die Visitenkarte eines Unternehmens. Schon die Betreffzeile sollte so eindeutig formuliert sein, dass der Empfänger genau weiß, worum es geht. Das bedeutet auch für die Backoffice-Mitarbeiter eine Erleichterung beim Abspeichern der E-Mail, denn sie können auf Grund des Betreffs den Vorgang besser wiederfinden und schaffen Transparenz bei der E-Mail-Ablage.

Die Adressaten der E-Mail gezielt auswählen

Im Adressfeld „An“ sollte lediglich der E-Mail-Account des Empfängers stehen, für den die E-Mail in erster Linie gedacht ist. E-Mail-Empfänger, die den Inhalt zur Kenntnis erhalten, werden in die „Cc“-Zeile eingefügt. Das Feld „Bcc“ sollte nur dann verwendet werden, wenn eine große Zahl von Empfängern die E-Mail erhalten, die nicht direkt mit den Kunden und Partnern des Unternehmens zu tun haben. Zum Beispiel in einer Pressemitteilung, die an unterschiedliche Medien geht, sollte die Liste der Empfänger in der „Bcc“-Zeile verborgen werden. Beim Versenden einer E-Mail an Kunden und Partner sollte gut überlegt werden, welcher Empfänger die elektronische Post auf jeden Fall erhalten muss. Jeder, der Tag für Tag seinen E-Mail-Briefkasten leert, ärgert sich über überflüssige Mails, die nicht ihn betreffen.

Eine gute Formulierung ist wichtig

Rechtschreibung, Grammatik und Stil sind bei einer E-Mail genauso wichtig wie bei der Korrespondenz auf Papier. Die Formulierungen sollten freundlich klingen und kundenorientiert sein. Sowohl die Anrede als auch die Grußformel sollten nicht verkürzt, sondern wie bei der üblichen Korrespondenz ausgeschrieben werden und direkt an den E-Mail-Empfänger gerichtet sein. Die automatische Rechtschreibkontrolle in E-Mail-Programmen ist nicht zuverlässig. Deshalb sollte man den Inhalt immer noch einmal sorgfältig überprüfen, bevor man die E-Mail abschickt.