Eine optimale Urlaubsplanung vermeidet Stress-Situationen und Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern und Kunden. Wenn es klare Regeln gibt und die Mitarbeiter im Rahmen eines Urlaubsmeetings in die Urlaubsplanung einbezogen werden, werden Engpässe vermieden und sowohl die betrieblichen Abläufe als auch die Kunden- und Lieferantenzufriedenheit werden nicht beeinträchtigt. Selbst in Betrieben, wo es keine eigene Personalabteilung gibt, muss der Chef nicht persönlich die Urlaubsplanung in die Hand nehmen, sondern sollte sie delegieren, um den Kopf für andere Dinge frei zu haben.

Es gibt einige Regeln, die eine optimale Urlaubsplanung erleichtern und als Checkliste dienen:

  • Urlaubsformulare erstellen, die übersichtlich sind und alle wichtige Daten enthalten, damit auch die Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand sind.
  • Ein Ultimatum für Urlaubsanträge, nach denen sich alle Mitarbeiter richten müssen.
  • Eine Mindestanzahl von Mitarbeitern in den Abteilungen festlegen und durch eine Urlaubsssperre regeln, dass die Anzahl nicht unterschritten wird.
  • Kunden und Lieferanten informieren, wenn wegen einer Urlaubsvertretung der Ansprechtpartner wechselt.
  • Urlaubskoordinatoren in den Abteilungen mit der Urlaubsplanung beauftragen.
  • Härtefallregelungen treffen, z. B. auf Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern Rücksicht nehmen.
  • Teambesprechungen zur Urlaubsplanung einberufen, um einen möglichst großen Konsens zu erreichen.
  • Klare Regelungen bei Vertretungen von Führungskräften treffen und die Vertretung durch eine qualifizierte Übergabe briefen.